Alle dokumenter som sendes systemet blir liggende her for videre bearbeidelse. De kan komme fra firmaets epost, import eller “dra og lipp” til siden. Her kan du legge til og endre informasjon knyttet til dokumentet. Noen av aktiviteter som kan gjøres er:
ERP for små og mellomstore bedrifter
Uniconta ERP-system (Enterprise Resource Planning) er en programvare som støtter flere av forretningsområdene til en bedrift, som produksjon, varelager, logistikk, salg, innkjøp og økonomi. Det hjelper til med å automatisere og administrere kjerneprosessene i bedriften til å oppnå optimal ytelse.
Fordelene med å ha et ERP-system, er tilgjengelighet, oppdatering og integrasjon, som gir sanntids informasjon om selskapet. Dette gjør at man kan ta bedre beslutninger og effektivisere driften.
Da er det enkelt med Uniconta ERP-system, som er ett skybaserte løsning, hvor du som bruker selv velger hvilke moduler du ønsker å benytte. Etter vært kan du utvide funksjonaliteten etter som behovene melder seg. Da er det greit å vite at Uniconta har de moduler du trenger.
Prisen på Uniconta ERP-system er avhengig av hvilke moduler som benyttes. Se prislisten. Du betaler kun for de moduler som benyttes til en hver tid. Det samme gjelder antall brukere. Det er ingen bindingstid. Vi vil her belyse noen moduler og de arbeidsoppgaver de kan støtte din bedrift med:
Fysiske bilag
- Bilagoversikt hvor dokument data kan registreres og endres.
- Godkjenner valg av person som skal godkjenne før bokføring. godkjenner kan godkjenne bilag på mobil eller PC.
- Flytte bilag til mapper, til ordre (vedleg til faktura) og innkjøp. Kan knyttes til bokførte poster. Dokumenter knyttet til avtale kunder/leverandører etc.
- Overføre bilag til bokføring hvor bokføring kan skje i bokføringskladd/journal.
- Bokføre direkte fra “fysiske bilag”
- PDF verktøy til splitte pdf dokument med flere sider med ønskede filsider. Det er også mulig å slå sammen 2 pdf dokumenter til ett dokument.
Ordre modul
I ordremodul har du tilgang til å lage tilbud (som senere kan konverteres til ordre) og ordre for leveranse og fakturering. Ordre kan grupperes etter ønske, eks. engangs ordre, gjentakende ordre (abonnementer), vedlikeholds ordre.
Som alle lister i Uniconta er det mulig å filtrere, slik at de aktuelle data vises. Har kunden ubetalte fakturaer, vises beløpet i ordrelisten. Ordrelinjer kan inneholde varer og tjenester. De kan hentes ved varenummer eller strekkode. Det er fult mulig å foreta delelevering av en ordre. Masse fakturering av ordre kan gjøres (eks. abonnement).
Prosjekt
Prosjekt modul i Uniconta er laget for å dekke flere behov. Vi skal her belyse 5 punkter.
- Akonto fakturering i takt med fremdriften. Det opprettes stadier i fremdrift hvor det skal akonto faktureres. Tilslutt kan det opprettes sluttfaktura med fratrekk av innbetalt akonto.
- Tidregistrering kan skje ved bruk av PC eller mobil app. Medarbeider registrer tiden de har brukt på de ulike oppgaver knyttet til prosjektet. tidsregistreringen skal siden godkjennes før den bokføres mot prosjektet. I prosjektet vil en se hvordan en ligger an i forhold til budsjettert tidsforbruk.
- Prosjektoverblikk får du i prosjekt listen. Den viser hvor mye som er levert av varer, tjenester og hvor mye er fakturert. Den viser også hva som gjenstår å fakturere.
- Igangsatt arbeider viser status på prosjektet ved å se på timer, materialer og omkostninger. Sammenstille mot budsjett og kunne gjøre endringer.
- Planlegging danner budsjett. Her kan en endre behov og medarbeider som inngår i en oppgave. Planlegging gir oversikt over fremtidig behov og se om det er kapasitet tilgjengelig.
Produksjon
Uniconta håndterer 2 typer stykklister, – Stykklister og Produksjonsstykkliste.
Stykkelister kan benyttes som ordinære stykklister, som ferdigmeldes ved fakturering eller som oppsummeringsliste, som inkluderer f.eks. produkter og innpakning etc.
Produksjonsstykklister skal ferdigmeldes, så råvarer trekkes fra lageret og ferdig produkt legges på lageret med den mengde som er produsert. Ferdigmelding kan gjøres via lagerjournal eller i produksjonsordre. Beholdningen vises som bestilt eller som fysisk beholdning på produksjonsstykklisten. Det kan opprettes produksjonsjournaler som brukes til å fortløpende føre inn forbruk av råvarer til produksjon. Fullførte produksjonsstykklister med produksjonslinjene lagres slik at du alltid kan se innholdet i den ferdige produksjonsstykklisten. Lagrede produksjoner kan brukes til å opprette en ny produksjonsordre med samme innhold. Det er mulig å opprette produksjonsgrupper for f.eks. angivelse av produksjonsavdelinger. Uniconta håndterer ikke maskintid og produksjonslinjer.
Varer og logistikk
Lagerstyring i Uniconta er fullt integrert med varer og logistikk. Disse er 2 moduler som kan brukes hver for seg eller samlet. Økonomisk lagerstyring er der varer og tjenester skapes, kjøpes og selges. Varene opprettes med varenummer, tekst og priser. Fordelen med å lage en produktkatalog er at du slipper å skrive produktteksten manuelt ved fakturering, og du slipper å huske prisene. Du kan se gjeldende finansbeholdning, mens bevegelser på varen kan ses i varens posteringer. Det er også mulig å skrive ut salgsstatistikk på varene samt telleliste i forbindelse med lagertelling.
- Priser og Prislister i varekartoteket har 3 salgspriser tilknyttet valuta. I tillegg (logistikkmodul) kan det opprettes kundeprislister og Gruppe prislister.
- Varer og Ytelser er begreper i “Varetype” som angir om det er en fysisk vare eller om det er en ytelse i tillegg til stykkliste, som angir om det er en sammensatt vare.
- Bilde kan legges til i varekartoteket, som da blir standardbildet for produktet. Alles steder i Uniconta, hvor det er et varenummer, er det ett menyvalg “foto”, som da vil vise bildet av varen for den aktuelle linjen. I rapportgeneratoren kan du også sette inn bildet slik at det kommer med på faktura eller tilbud.
- Batchnummer kan tilføres varen ved innkjøp/mottak. Uniconta opprerer med 2 typer en for innkjøp og en for salg. Disse kan ikke sammenkobles.
- Lagersted Lokasjon kan tildeles varen ved mottak. Flytting og sammenslåing er også en del av løsningen.
CRM
Leads bearbeidelse er første skritt til ny kunde. Uniconta har utviklet en CRM modul for å bearbeide kunde emnene til å bli kunde.
- Oversikt over kunde emner (Leads). liste over kunder med mulighet for å tilknytte kontakter, tilbud, dokumenter og notater på ett sted. Når prospektet blir en kunde, følger historien inn i kunde reskontro.
- Tilknytte interesser og produkter til kontaktpersoner for senere oppfølging og kampanjer.
- Integrert kampanje hvor du kan samle kunder i samme målgruppe som støtter interesser og produkter. Lage spesifikke e-postlister for kampanjer og oppfølging.
Anlegg
Anleggs modul gir full oversikt over bedriftens anleggsaktiva. Her har du mulighet for å tildele ansatte ansvar/bruk av aktiva, slik at du vet hvor aktiva befinner seg og varighet.
- Oversikt på verdi og avskrivning over eiendeler med kjøpsdato og verdi, avskrivninger, bokført verdi, utrangeringsverdi, levetid, avskrivningsmetode og anleggsmiddelgrupper.
- Slutt på manuelle Excel ark, du bokfører kjøpet ved registrering/bokføring av faktura som knyttes til anleggsaktiva. Det gir fult innblikk i kjøpstidspunkt og garantier.
- Forsikringsverdi kan oppdateres direkte på individuelle anleggsmiddel, og du kan se den totale forsikringssummen av alle anleggsmidler nederst i oversikten.
- Automatisk avskrivning på utvalgte anleggsmidler kan gjøres samlet. Forslaget vil bli tilført bokføringskladd/journal som deretter hvert enkelt anleggsaktiva (ved bokføring) blir oppdatert. Du slipper å gjøre dette pr anlegg.
- Anleggsoppgjørelser kan generes for gitte perioder, så kan du se anleggsmidler, startverdi, tillegg og avganger, avskrivningsgrunnlaget, bokførte avskrivninger, utgående avskrivningsverdier og bokførte verdier.
Bankavstemming
Uniconta bankavstemming benytter banktransaksjoner hentet direkte fra bank eller via fil lastet ned fra bank. Bankintegrasjonen benytter Aiia (som har tilknyttet mer en 3000 banker i europa) eller Nordea bankløsning. Skjermbildet øvre del viser banktransaksjoner og nedre del posteringer på angitt bankkonto i Uniconta. Bankavstemming kan avstemme automatisk. Samsvarende posteringer får grønn status og gjenværende vil ha rød status. Ved å markere samsvarende poster kan de angis som “avstemt”. Er navnet på posteringen i banken samsvarende med kunde eller leverandør i Uniconta, foreslås disse som motpost. Etter korrigeringer kan alle med angitt motpost konto overføres til kladd/journal for bokføring. For bedre overblikk, kan poster med grønn status skjules, slik at kun ikke avstemte poster vises.
